استهدف هذا البحث وضع نموذج مقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات – وذلك بعد الاهتمام المتزايد من قبل العديد من المنظمات المهنية بالمبادئ التوجيهية للإسناد الخارجى مثل معهد النقد فى سنغافورة فى عام 2014 –. وقد قام الباحثان بالتعبير عن النموذج المقترح من خلال 34 بندًا مقسمًا إلى أربعة أبعاد تتمثل فى: اتساق استراتيجية الإسناد الخارجى، وتوصيل قيمة الإسناد الخارجى، إدارة مخاطر الإسناد الخارجى، وقياس أداء عمليات الإسناد الخارجى، كما قام الباحثان باختبار العلاقة بين النموذج المقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى وكلٍ من خصائص مجلس الإدارة – متمثلة فى حجم مجلس الإدارة وتكوين مجلس الإدارة – وأنماط هياكل الملكية – متمثلة فى الملكية الإدارية وملكية كبار المساهمين -.
وقد اعتمد الباحثان فى اختبار فروض البحث على مصفوفة ارتباط بيرسون ونماذج الانحدار، وذلك بالتطبيق على 29 شركة مساهمة مصرية مدرجة ضمن المؤشر المصرى لمسئولية الشركات خلال الفترة من عام 2013 إلى عام 2015.
وقد توصل الباحثان إلى انخفاض متوسط الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لشركات العينة، كما توجد علاقة ارتباط موجبة ذات تأثير معنوى لكلٍ من حجم مجلس الإدارة ونسبة المديرين المستقلين والملكية الإدارية على مستوى الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى عند مستوى معنوية (0,05)، (0,01)، (0,01) على الترتيب. كما توجد علاقة ارتباط موجبة ولكن ليست ذات تأثير معنوى لملكية كبار المساهمين على مستوى الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى حيث أن مستوى المعنوية أكبر من (0,05).
وقد أوصى الباحثان فى نهاية الدراسة بضرورة تطوير المؤشر المصرى لمسئولية الشركات عن طريق إضافة الأبعاد المقترحة للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى ضمن معلومات الحوكمة، بالإضافة إلى تفعيل دور مراقب الحسابات فى التوكيد على معلومات حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، وكذلك قيام وزارة الاستثمار – مركز المديرين – بإعداد دليل قواعد ومعايير حوكمة الإسناد الخارجى كمرفقات لدليل قواعد ومعايير حوكمة الشركات، وذلك على غرار معهد حوكمة تكنولوجيا المعلومات.
الكلمات المفتاحية:
حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات – الإفصاح الاختيارى – التقارير السنوية للشركات – الممارسات الجيدة لحوكمة الإسناد الخارجى.
Proposed Model for Disclosure of Information Technology Outsourcing Governance (ITDG) in Annual Reports of Egyptian Joint Stock Companies – An Empirical Study
Abstract:
The purpose of this research put proposed model for disclosure of Information Technology Outsourcing Governance (ITOG) – after increasing interest by professional organizations to guidelines on outsourcing such as monetary authority of Singapore in 2014– . The researchers have to express the proposed model through 34 item represented by: ITO strategic alignment, ITO value delivery, ITO risk management and ITO performance measurement, Also the researchers test the relationship between the proposed model for disclosure and each of board characteristics – represented in size board and board composition – and ownership structure patterns – represented in managerial ownership and blockholder ownership.
The researchers adopted in testing hypotheses on person correlation matrix and regression model that application on 37 Egyptian joint stock companies listed on the Egyptian corporate responsibility index from 2013 to 2015.
The researchers reached to the low level of disclosure about ITOG, and there is also a positive correlation with significant effect for each of board size, board composition and managerial ownership on the level of disclosure about ITOG at significant level (0.05), (0.01), (0.01) respectively. There is also a positive correlation but not a significant effect for blockholder ownership on the level of disclosure about ITOG whereas the level of significant is greater than (0.05).
The researchers recommended at the end of the study the need to develop the Egyptian corporate responsibility index by adding the proposed dimensions of disclosure about ITOG within Governance information. In addition to activating the role of the auditor in the emphasis on ITOG information. As well as the ministry of investment – institute of directors – by issuing a guide of the rules and standards of ITOG, so that by attachments to rules and standard of corporate governance. Along the lines of IT Governance institute.
Keywords:
Information Technology Outsourcing Governance (ITOG) – Voluntary Disclosure – Annual Reports of Companies – Best Practices of ITOG.
(1) الإطار العام للبحث:
1/1 مقدمة:
يعتبر الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من العوامل المؤثرة فى نجاح الاتساق بين الأعمال وتكنولوجيا المعلومات (BIA) Business and IT Alignment، حيث أن فى العقدين الأخيريين، أصبحت صناعة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات تنمو بمعدلات كبيرة، حيث تتمثل التقديرات فى معدل نمو سنوى قدرة 12% (Silvius et al., 2013). ويمثل الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات فى إحلال إنتاج نشاط تكنولوجيا المعلومات من داخل المنظمة إلى مورد خارج الشركة (طرف ثالث)، وقد كانت البداية الفعلية لعمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات عام 1960، ونظرًا للزيادة المضطردة أصبحت القيمة السوقية لهذه العمليات على المستوى العالمى تقدر بحوالى 313,2 بليون دولار فى عام 2011 (Kronawitter et al., 2013).
وتلعب أنظمة حوكمة عمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات دورًا حيويًا فى تحقيق استلام مرضى لخدمات الإسناد الخارجى، ومن ثم ضعف آليات حوكمة الإسناد الخارجى تؤدى إلى فشل مشاريع الإسناد الخارجى، حيث أشارت دراسة (Garter, 2005) أن 80% من المنشآت فقدت الفرص المتاحة للاستعانة بمصادر خارجية ناجحة بسبب عدم اتخاذ القرارات الملائمة الناتجة عن ضعف آليات حوكمة الإسناد الخارجى (Choudhry, 2014).
وقد أصبح الإفصاح عن معلومات بشأن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات إحدى السمات المعاصرة لبيئة الأعمال فى القرن الحادى والعشرين، حيث تمثل جزءًا حيويًا من التقارير السنوية للشركات، وقد قامت العديد من الشركات بتحسين الإفصاح عن استراتيجيتها فى إدارة مخاطر الإسناد الخارجى.
وبالنسبة للوضع الحالى فى مصر فهناك اهتمام بالإفصاح عن معلومات حوكمة الشركات، وخاصة بعد تدشين المؤشر المصرى لمسئولية الشركات فى 22 مارس 2010. إلا أنه لا يوجد اهتمام من قبل الشركات بالإفصاح عن معلومات حوكمة الاسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات على الرغم من أهميتها فى اتخاذ قرارات الاستثمار، بالإضافة إلى قيام العديد من الشركات لعمليات الاسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، وتبنى بعض آليات حوكمة الاسناد الخارجى للحد من مخاطر الاسناد الخارجى.
1/2 طبيعة المشكلة:
إن الإسناد الخارجى أصبح مكونًا أساسيًا لمعظم الشركات اليوم، حيث أن عولمة بيئة الأعمال Globalization of Business Environment أتاحت التوسع فى أنشطة الإسناد الخارجى، كما أن هذا السياق الاقتصادى الجديد حفز العديد من الشركات إلى القيام بعمليات الإسناد الخارجى. وفى هذا الصدد، شهد تطور الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات (ITO) Information Technology Outsourcing نموًا تدريجيًا. وهناك بعدان للاقتصاد العالمى يؤثران فى نمو الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات وهما: الميل إلى تحويل العمليات الإنتاجية حيث عوامل إنتاج أقل تكلفة، القبول المتزايد للإنترنت كوسيلة للاتصال داخل المنظمات (Brândaş, 2010).
ويعد الإسناد الخارجى قرارًا استراتيجيًا، وليس مجرد قرار شراء، كما تعمل المنشأة التى تقوم بعمليات الإسناد الخارجى بإعادة تشكيل فعال لسلسلة القيمة Value Chain، وذلك من خلال تحديد الأنشطة التى تمثل جوهر الأعمال والإبقاء عليها، وجعل الأنشطة غير الرئيسية هى المرشحة للإسناد الخارجى. ومن ثم فإن فهم ذلك فى ضوء الحوكمة يعد أمرًا رئيسيًا، ليس فقط لأن المنشآت ذات حوكمة الإسناد الخارجى تعمل على زيادة حقوق المساهمين، ولكن الأهم من ذلك، أن كل منظمة تتنافس بشكل حاد فى سوق ديناميكية وعالمية (ITGI, 2005).
وتمثل عمليات حوكمة الإسناد الخارجى فى تحديد Identify، وإدارة Mangement، ومراجعة Audit، ونشر Disseminate جميع المعلومات المتعلقة بعقد الإسناد الخارجى أثناء الرقابة على العلاقة بين منظمة العميل Client Organisation ومقدم الخدمة Service Provider. وتستخدم حوكمة الإسناد الخارجى للتأكد من أن جميع مستندات التعاقد، واتفاقيات مستوى الخدمة (OLAs) Operating Level Agreement يتم مراقبتها بشكل مستمر مع إمكانية مراجعتها بشكل واضح (Badenhorst, 2009).
وقد أشارت العديد من الدراسات (Premuroso et al., 2012; Premuroso, 2008) إلى مدى أهمية الإفصاح عن عمليات الإسناد الخارجى فى التقارير السنوية للشركات، بالإضافة إلى أن الإفصاح عن عمليات الإسناد الخارجى يشير إلى تحسن فى أداء السوق Market Performance، والذى يكون معبرًا بمصداقية عن أسواق المال.
وعلى الرغم من وجود العديد من الأدبيات المحاسبية التى أكدت على ضرورة الإفصاح عن عمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، إلا أن هناك ندرة فى الدراسات – فى حدود علم الباحثين – التى تناولت الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى، وما هى محددات هذا الإفصاح فى البيئة المصرية بصفة خاصة، وعلى مستوى البيئة العربية والأجنبية بصفة عامة. ومن ثم تتمثل مشكلة البحث فى محاولة وضع نموذج مقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى، بالإضافة إلى تحديد العلاقة بين الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى وكلٍ من خصائص مجلس الإدارة – ممثلة فى حجم المجلس وتكوينه – وأنماط هياكل الملكية – ممثلة فى الملكية الإدارية وملكية كبار المساهمين.
1/3 أهداف البحث:
يتمثل الهدف الرئيسى للبحث فى محاولة وضع نموذج مقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، ويشتق من الهدف الرئيسى للبحث مجموعة من الأهداف الفرعية تتمثل فى:
تحديد الأبعاد المقترحة للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات طبقًا للممارسات المهنية والدراسات السابقة المتعلقة بهذا المجال.
الوقوف على مدى قيام الشركات – عينة الدراسة – بالإفصاح عن معلومات حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من خلال التقارير السنوية والمواقع الإلكترونية.
تحليل العلاقة بين مستوى الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى وكلٍّ من خصائص مجلس الإدارة وأنماط هياكل الملكية.
1/4 أهمية البحث:
تتضح أهمية البحث من خلال الاهتمام العالمى والمحلى المتنامى بالإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من جانب المنظمات المهنية، ومن ثم تتمثل أهمية البحث فى:
الأهمية العلمية:
يعتبر الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى من الموضوعات الحديثة، والتى لم تلق اهتمامًا كافيًا من قبل الباحثين والممارسات المهنية، ومن ثم يحاول الباحثان وضع نموذج مقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى، مع القيام بتحليل المحتوى للتقارير السنوية والمواقع الإلكترونية للوقوف على مدى إفصاح هذه الشركات عن بنود النموذج المقترح، بالإضافة إلى تحديد مدى تأثير خصائص مجلس الإدارة وأنماط هياكل الملكية على مستوى الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى.
الأهمية العملية:
أن تحديد نموذج مقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى يؤدى إلى تحسين المحتوى المعلوماتى للتقارير السنوية للشركات، ومن ثم الحد من عدم تماثل المعلومات وتخفيض تكلفة الوكالة. بالإضافة إلى تحسين الشفافية والإفصاح، مما يساعد أصحاب المصالح من اتخاذ قرارات سليمة ومن ثم المساهمة فى تطوير أسواق المال.
1/5 منهج البحث:
اعتمد الباحثان على كلٍ من المنهج العلمى بشقيه الاستنباطى والاستقرائى لتحليل وتقييم الدراسات والبحوث السابقة، بالإضافة إلى الإطار المفاهيمى لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، وأهم الممارسات الجيدة لتطبيقها، وكذلك الأبعاد المقترحة للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى.
كما قام الباحثان بدراسة تطبيقية على مجموعة من شركات المساهمة المصرية المدرجة ضمن المؤشر المصرى لمسئولية الشركات، وذلك خلال الفترة من عام 2013 حتى 2015 للتوصل إلى مدى تأثير خصائص مجلس الإدارة وأنماط هياكل الملكية على مستوى الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى, وقد تم استخدام مصفوفة ارتباط بيرسون، ونموذج الإنحدار البسيط والمتعدد التدريجى فى تفسير نتائج الدراسة التطبيقية.
1/6 حدود البحث:
لم يتناول البحث حوكمة الشركات وحوكمة تكنولوجيا المعلومات، إلا بالقدر الذى يخدم البحث.
لم يتطرق البحث إلى دور مراقب الحسابات فى التوكيد على معلومات حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، إلا بالقدر الذى يخدم البحث.
لم يتناول البحث أثر خصائص الشركات على مستوى الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات.
1/7 خطة البحث:
تحقيقًا لأهداف البحث واختبار فروضه، فقد تم تقسيم ما تبقى من البحث على النحو التالى:
الدراسات السابقة المرتبطة بموضوع البحث.
الإطار المفاهيمى لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات.
الأبعاد المقترحة للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات.
محددات الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات.
الدراسة التطبيقية.
النتائج والتوصيات والتوجهات البحثية المستقبلية.
(2) الدراسات السابقة المرتبطة بموضوع البحث:
يقوم الباحثان بالاستعانة بالدراسات السابقة وذلك فى محاولة لتحديد الفجوة البحثية، وإلى أى مدى تم تناول حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من جانب هذه الدراسات، حيث قامت دراسة (Premuroso, 2008) ببحث الإفصاحات الاختيارية الأولية Initial Voluntary Disclosures للإسناد الخارجى فى التقارير السنوية بين عامي 1993، 2003. وعلى وجه التحديد، التحقيق فى محددات قرار الإفصاح الأولى لهذه الشركات، وما إذا كان الأداء اللاحق Subsequent Performance يرتبط مع الإفصاح الاختيارى الأولى. وقد توصلت الدراسة إلى أن المعدلات السنوية للإفصاحات الاختيارية والأولية عن الإسناد الخارجى زادت بشكل ثابت بين عامي 1993، 2003. بالإضافة إلى أن المحددات مثل مقدار الرافعة المالية ومستويات الربحية وإجمالى تكاليف التشغيل فى الفترة السابقة مباشرةً للإفصاح الأولى زادت من احتمالية الإفصاح عن الإسناد الخارحى فى التقارير السنوية. كما أشارت النتائج إلى وجود ارتباط بين الأداء اللاحق – معبرًا عنه بالربحية فى فترة ما بعد الإفصاح الأولى – والإفصاح عن الإسناد الخارجى. بالإضافة إلى توفير دليل على أن الإفصاح عن الإسناد الخارجى يعد اعتبارًا أساسيًا فى المشروع المشترك بين مجلس معايير المحاسبة الدولية IASB، ومجلس معايير المحاسبة الأمريكية FASB.
كما أشارت دراسة (Goo and Huang, 2008) تزايد الشركات التى تعتمد على الإسناد الخارجى لقرارات تكنولوجيا المعلومات الاستراتيجية، وهناك العديد من الأشكال المعقدة للإسناد الخارجى التى تتطلب إلى اهتمام الإدارة بشكل جوهرى لضمان نجاحها. كما يوجد نوعان من الحوكمة بين المنظمات Interorganizational Governance – الرقابة الرسمية ورقابة العلاقات – والتى يمكن استخدامها لدراسة إدارة علاقات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات. وقد وجدت الدراسات الحديثة أن هذين النموذجين للحوكمة متكاملان. ومع ذلك، لا تزال ديناميكية تفاعلاتهم غير مستكشفة. واستنادًا إلى نظرية الالتزام والثقة Commitment Trust Theory، فإن هذه الدراسة تركز على كيف يمكن لآلية الرقابة الرسمية أن تؤثر على حوكمة العلاقات فى عملية الإسناد الخارجى، وذلك عن طريق اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) كمؤشر عن الرقابة الرسمية. وقد توصلت الدراسة إلى أحد عشر عنصرًا تعاقديًا (تم تصنيفهم كما يلى: الأساس (القاعدة) Foundation، والحوكمة Governance، إدارة التغيير Change Management) فى اتفاقيات مستوى الخدمة والتى ترتبط إيجابيًا بالثقة والالتزام بين الأطراف، كما أن الثقة والالتزام بدورهما يؤثران إيجابيًا على حوكمة العلاقات التى يمكن أن تساهم فى نجاح الإسناد الخارجى.
كما استهدفت دراسة (Goo et al., 2009) بفحص كيفية تأثير خصائص محددة لاتفاقيات مستوى الخدمة (SIAs) Service Level Agreements على حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات. وافترضت الدراسة أحد عشر عنصرًا كخصائص لاتفاقيات مستوى الخدمة (مقسمة إلى ثلاث مجموعات: الأساس (القاعدة) Foundation، التغيير Change، الحوكمة Governance)، وتعتبر هذه العناصر بمثابة تكملة لثلاث سمات لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات (المعايير ذات العلاقة، حل النزاعات المتناغم، الاعتماد المتبادل). وقد تم تجميع البيانات من خلال دراسة استقصائية للمديرين التنفيذيين لتكنولوجيا المعلومات فى كوريا الجنوبية. وتوصلت الدراسة إلى تدعيم الفرضية الأساسية للتكامل بين العقود الرسمية Formal Contracts وحوكمة الإسناد الخارجى، بالإضافة إلى وجود تأثير إيجابى للهيكل الجيد لاتفاقيات مستوى الخدمة على الجوانب المختلفة لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، ومع ذلك، أظهرت الدراسة أيضًا أن خصائص التغيير (الطلب المستقبلى – التغيير المتوقع – التخطيط للإبتكار – التغذية العكسية للعمليات) لاتفاقيات مستوى الخدمة قد تعمل كبديل لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات. وبصفة عامة، فإن النتائج تدعم فرضية أن اتفاقيات مستوى الخدمة المتطورة لا توفر فقط طريقة لقياس أداء مقدم الخدمة، ولكن أيضاً تعمل على الإدارة الفعالية لتعاقدات الإسناد الخارجى من خلال تطوير العلاقات بين المشاركين فى عمليات الإسناد على مستويات عالية من الثقة والالتزام.
بينما استهدفت دراسة (Lioliou and Willcocks, 2009) توفير نظرة متعمقة للتفاعل بين حوكمة التعاقد والعلاقات فى ترتيبات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات. كما تحاول الدراسة إبراز قيمة مفهوم "الحاكمية Governmentality" فى فحص علاقات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات وأهميتها فى تحليل أبعاد السيطرة الرسمية والاجتماعية التى هى جزء لا يتجزأ من عقد الإسناد الخارجى.
وتوصلت الدراسة إلى أهمية عقد الإسناد وآليات الحوكمة فى توليد علاقات مبنية على الثقة والتعاون بين شركاء الإسناد الخارجى. وعلى وجه الخصوص, فقد تبين أن تلك الثقة نتيجة للشفافية التى تتولد عن آليات الحوكمة. فى حين كان التعاون نتيجة العمل على مواءمة الرؤى بين شركاء الإسناد الخارجى. كما تشير نتائج الدراسة أنه بالرغم من أن العقد يمكن أن يكون مدعم جوهرى لتنمية الثقة والتعاون والالتزام فى مشروع الإسناد الخارجى. إلا أنه لا يمكن أن يكون بديلاً عن العلاقة غير المتوازنة بين شركاء عملية الإسناد الخارجى. وهذه النتيجة الهامة تضيف إلى الأدب الذى يدعم التكامل بين حوكمة التعاقد والعلاقات.
كما أوضحت دراسة (Chaudhary and Kishore, 2010) أنه مع تعافى العالم من الركود الاقتصادى، فإن صناعة التعهيد يجب أن تتكيف عبر التخطيط الاستراتيجى والحوكمة الجيدة. وقد استهدفت الدراسة المقارنة بين أشكال الحوكمة لترتيبات الإسناد الخارجى – والتى تمثلت فى حوكمة العلاقات والتعاقد والمعاملات – وخصائصها الكامنة حتى يمكن للشركات اختيار شكل الحوكمة المناسب.
وقد توصلت الدراسة إلى أن هناك عدد من الخصائص (التفاعل الاجتماعى Social Interaction – الثقة Trust – الرؤية المشتركة Shared Vision – نوعية الأصول Asset Specificity، عدم التأكد Uncertainty، والاستثمارات المتبادلة Reciprocal Investments) التى يجب فهمها بوضوح قبل قيام الإدارة باختيار وتنفيذ شكل الحوكمة. كما أن الوعى حول وجود أو عدم وجود مستويات عالية أو منخفضة من الخصائص يكون مفيد فى تحديد شكل الحوكمة المناسب. كما توصلت الدراسة إلى أن حوكمة العلاقات هى مفتاح النجاح للعديد من مبادرات الإسناد الخارجى على نطاق واسع. ومن خلال دراسة الحالة، وجدت الدراسة أنه على الرغم من أن مورد خدمات الإسناد الخارجى قام باستخدام العقود، إلا أن حوكمة العلاقات التى تم استخدامها من أجل علاقات مفتوحة ومستمرة تطورت بمرور الزمن. وبالمثل، خبرة المديرين تميل إلى استخدام حوكمة العلاقات كاستجابة لتزايد وجود الخصائص مثل تخصص / خصوصية الأصول، عدم التأكد (التغير التكنولوجى). كما أكدت الدراسة على وجود تأثير إيجابى لحوكمة العلاقات على نتائج ترتيبات الإسناد الخارجى. كما أوصت الدراسة بحوكمة العلاقات للفوائد المرجوة منها مع توافر المرونة اللازمة لاستيعاب المتغيرات والآليات التى وضعت لمواجهة التغير.
وحاولت دراسة (Pena, 2012) وضع إطار مفاهيمى A Conceptual Framework لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات والتى أصبحت موضوعًا متزايد للأهمية فى السنوات الأخيرة. وقد أسفرت نتائج الدراسة عن تصور جديد لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات لا يركز فقط على هياكل الحوكمة وحقوق اتخاذ القرار، ولكن أيضًا على إدارة علاقات الإسناد الخارجى (ORM) Outsourcing Relationship Management، هذا الإطار المفاهيمى لا يوفر فقط فهمًا أفضل. ولكن يقدم أيضًا تعارضًا حادًا مع وجهة النظر التقليدية لحوكمة تكنولوجيا المعلومات والتى يكون فيها إدارة العلاقات ليست عاملاً رئيسيًا. وتوفر أدوات إدارة علاقات الإسناد الخارجى إمكانيات للمراقبة وأدوات للتحليل التى تستفيد منها المنظمات لقياس أداء اتفاقيات الإسناد الخارجى وإدارة علاقات العملاء والموردين. كما أنها تساعد على فهم أفضل للمواءمة بين التكنولوجيا والممارسات الإدارية. وقد تمثلت الأبعاد الرئيسية لحوكمة الإسناد الخارجى وإدارة العلاقات فى أربعة أبعاد: جودة المشاركة Partnership Quality - جودة الخدمة Service Quality – الرقابة الرسمية وغير الرسمية Formal and Informal Control – حل النزاعات Conflict Resolution.
كما قامت دراسة (Herz et al., 2012) بتوضيح كيف يمكن لمجموعات الأعمال تطبيق آليات الحوكمة فى حالة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات. ومن ثم تهدف الدراسة إلى المساهمة فى إثراء المعرفة بشأن الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات بصفة عامة, وآليات حوكمة تكنولوجيا المعلومات بصفة خاصة، وذلك من خلال توسيع الأدب الحالى ليشمل مصادر متعددة Multisourcing فى ذات السياق. وتحقيقًا لهذا الغرض اقترحت الدراسة إطارًا لآليات الحوكمة يستهدف بالتحديد مختلف العلاقات فى حالة الإسناد لمصادر متعددة. ومن أجل اشتقاق الإطار، قامت الدراسة بمراجعة متعمقة للأدب حول الإسناد لمصادر متعددة ومجموعات الأعمال والاعتماد على الأبحاث القائمة على آليات حوكمة تكنولوجيا المعلومات، بالإضافة إلى دراسة حالة لشركة رائدة فى مجال الخدمات المالية. وقد توصلت الدراسة إلى آليات حوكمة فى حالة تعدد المصادر والتى تتمثل فى العقود وتشتمل على ترتيبات تعاقدية على مستوى المجموعة، ووحدة الأعمال والمشروع، الهياكل وتشتمل على لجنة توجيهية لتكنولوجيا المعلومات، ولجنة مشروع الإسناد لمصادر متعددة، وهياكل تقرير محددة، العمليات وتشتمل على قياس الأداء، وإدارة محفظة الإسناد، ومنهجية الإدارة، ورقابة الإسناد لمصادر متعددة، آلية العلاقات وتشتمل على إدارة المعرفة، عدد اجتماعات المورد غير الرسمية، زيادة الإسناد لمصادر متعددة، وهذه الآليات تعتبر الأساس الذى تم استخدامه فى بناء الإطار المقترح لآليات الحوكمة فى حالة تعدد المصادر مع إضافة بعدًا مرتبطًا بالمورد والآليات المقابلة.
بينما استخدمت دراسة (Premuroso et al., 2012) عينة من الشركات التى تقوم بالإعلان عن ترتيبات/ اتفاقيات الإسناد الخارجى Outsourcing Arrangements فى التقارير السنوية Annual Report، وتهدف هذه الدراسة إلى فحص العوامل التى ترتبط مع القرار اللاحق للإفصاح عن معلومات الإسناد الخارجى فى التقارير السنوية. كما قامت الدراسة باختبار ما إذا كان إفصاح التقرير السنوى إشارة موثوقة لأداء السوق فى المستقبل. وقد توصلت الدراسة إلى أن الشركات كبيرة الحجم، والأداء المالى الضعيف، وذات عوائد السوق السلبية فى الأجل الطويل، والشركات التى تعانى من عوائد السوق للإعلان السلبى عن الإسناد الخارجى Firms Experiencing Negative Outsourcing Announcement Market Returns تكون أكثر ميلاً للإفصاح عن الإسناد الخارجى فى التقارير السنوية. وهناك أدلة أخرى أن إفصاح الشركات عن الإسناد الخارجى فى التقارير السنوية تشير إلى تحسن فى أداء السوق الذى يكون ذات مصداقية لأسواق المال. كما أشارت الدراسة إلى أن الإفصاح وقضايا أداء الشركات اللاحق Subsequent Firm Performance Issues ينطبق على أى نوع من أنواع ترتيبات الإسناد الخارجى. كما تشير النتائج إلى أن المعايير التنظيمية Regulatory Standards يمكن أن تقلل من تكاليف البحث عن المعلومات الخاصة للمستثمرين من خلال توفير منهجية إفصاح عامة Common Disclosure Methodology عن أنشطة الإسناد الخارجى.
كما استهدفت دراسة (Lioliou et al., 2014) إلى المساهمة فى أدبيات حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من خلال آليات الاستبدال والتكامل Mechanisms Substitution and Complementarity بين الحوكمة الرسمية (حوكمة التعاقد) وحوكمة العلاقات. وتتمثل الحوكمة الرسمية فى العقد Contract، واتفاقيات مستوى الخدمة (SIAs) ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، والقياس Measurement، والمواثيق Charters. بينما تتمثل حوكمة العلاقات فى سيكولوجية العقد Psychological Contract، والثقة Trust، والالتزام Comitment، والاعتمادية والاتصالات Communication. وقد أشارت الدراسة إلى حدود وشروط الاستبدال والتكامل بين الحوكمة الرسمية وحوكمة العلاقات. كما أشارت إلى أوجه الترابط بين الحوكمة الرسمية وجوانب العلاقات وسيكولوجية العقد. وقد توصلت الدراسة إلى أن إمكانيات الحوكمة الرسمية وحوكمة العلاقات تعمل على تحقيق فعالية كل منهما ومن ثم تنفيذهما بالكامل. كما أن شركاء الإسناد الخارجى يمكنهم تطبيق الحوكمة وبشكل أكثر قوة، وتحت الظروف المتغيرة، إذا قام المديرون بالتركيز على الإمكانيات بشأن الآثار التمكنية Enabling والتعويضية Compensating بين الحوكمة الرسمية وحوكمة العلاقات، بدلاً من استبدال واحدة بالنسبة للأخرى.
كما أشارت دراسة (Choudhry, 2014) أن تغير التكنولوجيا الناشئة Emerging Technologies فى بيئة المنافسة العالمية أدى إلى تبنى العديد من شركات تكنولوجيا المعلومات اتجاهات جديدة لتطوير البرمجيات فى الخارج للحصول على خدمات بتكلفة أقل وأحدث. وتهدف هذه الدراسة لسد الفجوة فى أدبيات تطبيق حوكمة الإسناد الخارجى والتأكيد على العناصر الأساسية لنجاح نموذج حوكمة الإسناد الخارجى. وقد أجريت الدراسة على الشركات التى تقوم بشراء خدمة تكنولوجيا المعلومات والتى توجه مهام تطوير البرمجيات إلى بائعين على الصعيد المحلى والعالمى. وتوظف الدراسة طريقة كمية حيث تم استخدام النظرة الفلسفية الاجتماعية لاكتساب فهم عملى لوجهات نظر المشاركين حول موضوع الدراسة. كما استخدمت الدراسة المنهج الاستقرائى الذى يهدف إلى بناء نظرية، بالإضافة إلى استخدام ثلاثة أنواع من أساليب المقابلة لجمع البيانات: عمليات تحليلية لأسس نظرية لتحليل البيانات بشكل منتظم، واستخدام أسلوب ترميز – تكنولوجيا المعلومات Group Coding Technology لترميز البيانات التى تم تجميعها إلى مفاهيم مختلفة من خلال المقارنة المستمرة، واستخدام أسلوب طرح الأسئلة، حيث تم تجميع المفاهيم المتماثلة Similar Concepts المندرجة تحت مجموعات مختلفة. وقد ظهرت فئة واحدة أساسية وسبع فئات رئيسية من البيانات، هذه الفئات الرئيسية تمثل المكونات الرئيسية لنموذج حوكمة تطبيقات الإسناد الخارجى وهى: الإدارة، الأهداف وتتمثل فى: تخفيض التكلفة – رضا العملاء – الجودة، الأدوار والمسئوليات، القرارات، الاتصالات، الممارسات الجيدة وتتمثل فى: اختيار المورد – ترتيبات التعاقد – تحليل احتياجات المشروع – تحديد الأعمال – تخصيص الأعمال – إدارة الموارد – إدارة المعرفة – الرقابة على المشروعات – إدارة العلاقات، قياس الأداء. هذه المكونات تتكامل مع بعضها من أجل تشكيل إطار حوكمة تطبيقات الإسناد الخارجى من أجل إمدادات ناجحة لمشاريع تطبيقات الإسناد الخارجى.
كما أشارت دراسة (Lin and Hekkala, 2016) إلى أن فعالية حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات تلقى قبولاً عامًا باعتبارها محددًا أساسيًا فى نجاح عمليات الإسناد الخارجى فى سياقات تنظيمية مختلفة. ومن ثم تهدف هذه الدراسة إلى تعزيز هذه المعرفة السابقة من خلال استكشاف كيف يمكن للشبكات الشخصية Interpersonal Networks باعتبارها بعدًا هامًا فى هذا السياق أن تؤثر وتنعكس على حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات. وقد قامت الدراسة بعمل دراسة حالة واحدة من وجهة نظر المورد Vendor's Perspective فى صيغة مزدوجة للإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، وقد تم توظيف تحليل الشبكات الاجتماعية Social Network Analysis لكشف شبكات العلاقات الشخصية. مع تحليل شبكة العلاقات على المستوى العام لـ 24 من أعضاء الفريق فى شركة المورد لعملية الإسناد الخارجى، بالإضافة إلى مقابلات مفتوحة مع ستة أعضاء تم اختيارهم من الفريق والتى استخدمت لتحديد هيكل الحوكمة المنظور.
وتشير نتائج هذه الدراسة إلى بعض ميزات شبكات العلاقات الشخصية مثل: كثافة الشبكة Network Density، المقارنة عبر الشبكة Cross-Network Comparison التى يمكن أن تعكس هيكل الحوكمة فى جوانب متعددة. كما أشارت الدراسة أيضًا إلى أن شبكات العلاقات الشخصية يمكن أن تؤثر على شكل هيكل الحوكمة.
ويستخلص الباحثان من خلال الدراسات السابقة ما يلى:
قامت معظم الدراسات بتناول حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من خلال التركيز على حوكمة التعاقد والعلاقات والتكامل بينهما، ومدى تأثير كلٍ منهما على نجاح عمليات الإسناد الخارجى بشكل أكثر قوة، وتحت جميع الظروف المتغيرة، إلا أنها لم تقم بوضع نموذج مقترح للإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى.
تناولت بعض الدراسات (Premuroso et al., 2012; Premuroso, 2008) الإفصاح الاختيارى عن عمليات الإسناد الخارجى فى التقارير السنوية للشركات، ومدى أهميته فى الحد من عدم تماثل المعلومات، والحد من تكاليف الوكالة بالإضافة إلى قدرته فى تحسين أداء السوق، كما أنه يعد اعتبارًا أساسيًا فى المشروع المشترك بين مجلس معايير المحاسبة الدولية، ومجلس معايير المحاسبة الأمريكية. إلا أن هذه الدراسات لم تتعرض إلى الإفصاح الاختيارى عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، ومدى أهميته فى إبلاغ أصحاب المصالح عن مدى قدرة الشركة فى إدارة مخاطر الإسناد الخارجى، وكذلك تقييم أداء عمليات الإسناد الخارجى، ومدى اتساق عمليات الإسناد الخارجى مع استراتيجية الشركة، والقيمة المضافة التى تحققها عمليات الإسناد الخارجى.
فى حدود علم الباحثين، تعتبر هذه الدراسة من الدراسات الأولى التى تحاول وضع نموذج مقترح للإفصاح الاختيارى عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، مع تحديد مدى قيام شركات المساهمة المصرية المدرجة ضمن المؤشر المصرى لمسئولية الشركات بالإفصاح عن بنود النموذج المقترح، وما هى المحددات التى قد تؤثر على الإفصاح عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات.
(3) الإطار المفاهيمى لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات:
فى السنوات الأخيرة، أخذ مفهوم حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات أهمية متزايدة. ومن المرجح أن يستمر هذا الاتجاه نظرًا لزيادة انتشار ظاهرة الإسناد الخارجى وذلك لإرتباطها باستراتيجية الحد من التكاليف، وسرعة استغلال التكنولوجيا الجديدة، وقدرات لتوفير ميزة تنافسية والقضاء على الأنشطة غير الأساسية، ومن جانب أخر التأثير المستمر والمتزايد لخدمات تكنولوجيا المعلومات على أداء عمليات الأعمال يلقى الضوء على مدى الحاجة إلى هياكل حوكمة فى عمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات (Beulen and Ribbers, 2007; Hirschheim et al., 2009).
وتتمثل دورة حياة الإسناد الخارجى فى ثلاث مراحل، والتى يمكن توضيحها من خلال الشكل التالى: (ITGI, 2005)
شكل رقم (1)
دورة حياة الإسناد الخارجى
وعلى الرغم من الاعتراف بأهمية هياكل الحوكمة، إلا أن هناك ندرة فى الأبحاث التى تتناول موضوع حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات (Meng et al., 2007)، وقد قام معهد حوكمة تكنولوجيا المعلومات IT Governance Institute بالتعاون مع المنارة العالمية Lighthouse Global فى عام 2004 بعمل مسح على 200 متخصص فى تكنولوجيا المعلومات من 14 دولة فى الأمريكيتين وأسيا والمحيط الهادى وأوروبا. وتوصلت الدراسة إلى أن المستويات المطلوبة من الحوكمة لا تمتد بشكل موثق إلى العلاقات مع مورد الخدمة عندما يكون مورد الخدمة من الخارج. كما أشارت نتائج الدراسة إلى أن فوائد الإسناد الخارجى لم تعد فقط حول السعر، ولكنها تشتمل على تحسينات جودة الخدمة، والقابلية للتوسع Scalability، وإدارة المخاطر بشكل أفضل، وتحرير الموارد الداخلية للتركيز بشكل أساسى على الأنشطة ذات القيمة المضافة Value-Adding Activities (ITGI, 2005).
ويقوم الباحثان بتناول الإطار المفاهيمى للإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من خلال النقاط التالية:
3/1 مفهوم حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات:
أشارت دراسة National Computing Centre "NCC", 2005 أنه نظرًا لاعتماد العديد من المنظمات بشكل كبير على تكنولوجيا المعلومات يتعين على الإدارة أن تكون أكثر وعيًا more aware لمخاطر تكنولوجيا المعلومات الحرجة، وما إذا كان يتم إدارتها. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان هناك قصور فى الوضوح والشفافية Clarity and Transparency عند اتخاذ قرارات تكنولوجيا المعلومات الجوهرية، فهذا يمكن أن يؤدى إلى عدم الرغبة فى تحمل المخاطر، والفشل فى استغلال الفرص التكنولوجية المتاحة. كما أن الإدراك بأن تكنولوجيا المعلومات معقدة Complex ولها تغير سريع وظروف فريدة Unique conditions، فهذا يؤدى إلى الحاجة لتطبيق ضوابط الإدارة السليمة Sound Management Disciplines والرقابة بشكل كبير.
ومن ثم فإن معظم المنظمات تعتمد إلى حد كبير على عمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، ولذلك فإن الحوكمة يجب أن تركز على علاقات الإسناد بالإضافة إلى المخاطر والاستثمارات الكبيرة. كما أن الإسناد الخارجى لوظيفة Function أو خدمة Service من المرجح أن يكون قرار استراتيجى رئيسى يجب أن يتم حوكمته بعناية، كما يعتبر الإسناد الخارجى أيضًا فرصة أعمال تجارية عالمية ضخمة Huge Global Commercial Business Opportunity لمقدمي الخدمة الذين يتنافسون بقوة للحصول على حصة فى السوق. فى مثل هذا الوضع الفنى والتجارى المعقد، فإن الحوكمة السليمة للإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات أمر بالغ الأهمية للمساعدة فى تجنب فشل الخدمة المحتملة والخسائر المالية الضخمة.
ويمكن توضيح أهم أسباب فشل عمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من خلال الشكل التالى: (Goolsby, 2004)
شكل رقم (2)
أسباب فشل الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات
ولا يوجد تعريفات محددة لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات فى الفكر المحاسبى، حيث هناك بعض التعاريف العامة التى اعتمدت بشكل كبير على حوكمة تكنولوجيا المعلومات كأساس للتحقيق فى علاقة العميل – البائع Client-Vendor Relationship، حيث أشارت دراسة (Beulen and Ribbers, 2007) أن ممارسات الحوكمة يمكن أن ترتبط بأدبيات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، حيث حددت الدراسة ممارسات حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات ذات الصلة بممارسات حوكمة تكنولوجيا المعلومات كما يلى:
ممارسات حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات وصف مختصر ممارسات حوكمة تكنولوجيا المعلومات
التقرير
Reporting يوفر مقدم الخدمة التقارير لمتلقي الخدمة عن الخدمة المستلمة. بطاقات أداء تكنولوجيا المعلومات لخلق القيمة.
القدرة على إدارة علاقة الإسناد الخارجى
Capabilities to Mange Outsourcing Relation. مقدم الخدمة و/أو متلقى الخدمة قاموا بإستغلال الموارد المؤهلة المتاحة لإدارة علاقة الإسناد الخارجى. إعداد الهياكل التنظيمية الصحيحة.
متطلبات موارد تكنولوجيا المعلومات على أساس أولويات الأعمال Business Priorities.
كفاية الاتصالات
Adequate Communication الإنسجام والتناغم لعلاقات الإسناد الخارجى مدعومة بالاتصالات الكافية بين ممثلى مقدم ومتلقى الخدمة. مراجعة مجلس الإدارة لخطط وموازنات تكنولوجيا المعلومات.
إدارة تكنولوجيا المعلومات لمشاريع وملف تكنولوجيا المعلومات.
إبلاغ المدير التنفيذى عن مخاطر تكنولوجيا المعلومات.
تغيير القوانين
Changing Regulations تغيير القوانين قد يؤثر على خدمات تكنولوجيا المعلومات المطلوبة أو سعر التعاقد لخدمات تكنولوجيا المعلومات. كما أنه بموجب الأحكام المتعلقة بالعقود قد يتوقع تغيرات مستقبلية محتملة. وأيضًا عمليات وإجراءات يتعين تنفيذها لدعم تنفيذ التغيرات. استمرارية الأعمال المناسبة واتخاذ التدابير الأمنية.
مراجعة منتظمة لعمليات تكنولوجيا المعلومات بكفاءة وفعالية.
جدول رقم (1) تعريفات لعناصر حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات
كما قامت بعض الدراسات بوضع تعريفات محددة لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، حيث قام (Gewald and Helbig, 2006) بتقديم تعريف شامل لنموذج حوكمة الإسناد الخارجى والذى يتمثل فى هيكل شامل يساعد على دعم الأهداف التجارية للعملاء على المستوى الاستراتيجى والفنى والتشغيلى، ويحدد نموذج الحوكمة "ما يتم القيام به What to do"، "وكيفية القيام به How to do it"، "ومن يجب أن يفعله Who should to do"، وكيفية قياسه How it should be measured" وهو يتناول القواعد والعمليات والمقاييس والهياكل التنظيمية اللازمة للتخطيط الفعال، واتخاذ القرارات، والقيادة، والسيطرة على ترتيبات الإسناد الخارجى من أجل الحد من المخاطر الكامنة Risk Inherent فى أى علاقة إسناد خارجى. وطبقًا لهذه الدراسة فإن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات توفر إطارًا للتوجيه والسيطرة على ترتيبات الإسناد الخارجى بطريقة تعتمد على أساس الشراكة Partnership والثقة المتبادلة Mutual Trust مع إدارة العلاقات باعتبارها جزء لا يتجزأ من نموذج الحوكمة.
كما قام (Meng et al., 2007) بوضع تعريف فى شكل إطار مقترح لحوكمة الإسناد الخارجى يتضمن ثلاث أبعاد رئيسية: عمليات حوكمة الإسناد الخارجى، هيكل تنظيمى للإسناد الخارجى، قياس الأداء. حيث أن عمليات الإسناد الخارجى تحدد الخطوات التى يجب اتباعها لاتخاذ القرارات الرئيسية للإسناد الخارجى، كما أن الهيكل التنظيمى للإسناد الخارجى يوضح الأدوار والمسئوليات فى ترتيبات الإسناد الخارجى، وأخيرًا: يركز قياس أداء الإسناد الخارجى فى مراقبة أداء علاقات الإسناد الخارجى. كما أشارت الدراسة أنه من خلال الأبعاد الثلاثة المحددة، يتضح أن الوحيد الذى يتعامل فقط مع حوكمة تكنولوجيا الإسناد الخارجى هو بعد الهيكل التنظيمى. فى هذا السياق، قدمت الدراسة نموذج مرجعى Reference Model للهيكل التنظيمى الذى يسلط الضوء على نقطة أساسية وهو هيكل حوكمة مثالى. حيث من جانب العميل، الدراسة اقترحت استحداث منصب الإسناد الخارجى يسند إليه وضع استراتيجية وعمليات ومعايير للإسناد الخارجى، بينما نظيره البائع هو مركز لإدارة البرامج. كما أوصت الدراسة بوجود طبقات عدة من المناصب المتكافئة بين العميل والبائع من أجل ضمان التواصل الأفقى على جميع مستويات المنظمة.
وهناك تعريف أكثر وضوحًا عن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات من قبل معهد حوكمة تكنولوجيا المعلومات (ITGI, 2005) والذى يرى أنها "مجموعة من المسئوليات والأدوار والأهداف والضوابط اللازمة لتغيير وإدارة ومراقبة خدمات الطرف الثالث المقدمة، وتعتبر حوكمة الإسناد الخارجى عملية فعالة حيث أن العميل ومقدم الخدمة يجب أن يعتمدا على توفير نهج موحد ومتسق وفعال الذى يحدد المعلومات والعلاقات والمراقبة والتبادلات اللازمة بين العديد من أصحاب المصالح عبر كلا الطرفين، كما توفر تلك الحوكمة آلية للتوازن بين تكلفة وعائد الخدمة وأيضًا المنفعة والمخاطر الناتجة عن تقديم الخدمة.
ويستخلص الباحثان من التعريفات السابقة أن حوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات تتمثل فيمايلى:
هى أساس لتوليد ممارسات إدارية جيدة من شأنها تعزيز عمليات إسناد خارجى ناجحة.
تتكون من مجموعة من الأهداف والقرارات والممارسات الجيدة والأدوار والمسئوليات وقياس الأداء على المستوى التنظيمى والتشغيلى والتكتيكى والاستراتيجى والتى ترتبط بعمليات الإسناد الخارجى.
تهدف إلى تدعيم أهداف الشركة على المستويات التنظيمية المختلفة والحد من تكلفة التطوير بالإضافة إلى الحد من مخاطر عمليات الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات.
3/2 الممارسات الجيدة لحوكمة الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات:
هناك العديد من الأنشطة التى من شأنها ضمان نجاح حوكمة استراتيجية الإسناد الخارجى لتكنولوجيا المعلومات، ويعتبر ما يلى أفضل الممارسات الجيدة، (CPNI, 2009; ITGI, 2005):
التأكد من أن عمليات الاسناد الخارجى مقبولة Acceptable ويمكن تنفيذها Feasible من خلال فهم استراتيجية عمليات وأعمال المنظمة، مما يبرز تلك الأنشطة التى تكون أساسية وتوفر ميزة تفاضلية للمنظمة.
تحديد نوع علاقة الإسناد الخارجى من خلال متطلبات تنفيذ الخدمة، حيث أن هذه العلاقة يجب أن تكون متميزة Discrete، ومتسقة Consistent ولها خصائص بسيطة، كما أنها تكون مبنية على آليات السوق، وتكاليف إنشائها منخفضة، وبالنسبة للخدمة الأكثر تعقيداً والأطول أمداً تستلزم توفير متطلبات لنهج أكثر تكاملاً ومشاركة.
إنشاء إطار وعمليات حوكمة للإسناد الخارجى قبل التوقيع على عقد الإسناد، وهذا يوفر مرجعية تعاقدية Contractual Reference للحوكمة ويسمح لجميع أطراف التعاقد رؤية واضحة للأهداف والتوقعات والأدوار والمسئوليات لمبادرة الحوكمة بالإضافة إلى عمل جدول زمنى للحوكمة يضمن الأساس التعاقدى الصحيح (National Computing Centre "NCC", 2005).
عدم القيام بالإسناد الخارجى للعمليات المعطلة Broken Processes، حيث إذا كانت المنظمة غير قادرة على إدارتها، فمن غير المحتمل أن مورد الخدمة يكون قادرًا على القيام بها.
اتخاذ العناية الواجبة، حيث يتعين على المنظمة القيام بالعناية الواجبة على عملياتها (لفهم وقياس وتأهيل احتياجاتها للإسناد الخارجى) وعلى موردى الخدمة المحتملين (لضمان ملاءمة الهدف، والموثوقية، والموارد)، وهذا سوف يؤدى إلى التطوير فى طلب الحصول على المعلومات (RFI) Request for Information. ويمكن بعد ذلك إنشاء طلب تقديم العروض (RFP) Request for Proposal، حيث أن موردى الخدمات الذين استجابوا لطلب الحصول على المعلومات يمكن تقديم العروض الخاصة بهم.
التطوير والتفاوض بشأن العقد مع مقدمى الخدمات المحتملين. خلال هذه المرحلة، يجب أن تبدأ المنظمة فى تحديد نوع العلاقة التى تدخل فيها المنظمة مع مورد الخدمة. ويتم تحديد اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) Service Level Agreements، واتفاقيات مستوى التشغيل (OLAs) Operating Level Agreements، وتعتبر هذه المرحلة عنصرًا أساسيًا فى عملية الحوكمة. ويجب وضع هذا لضمان تقديم الخدمة، وكذلك القبول لنظام ائتمان الخدمة الذى سوف يلتزم به كلا الطرفين.
وضع دليل اتفاقيات لكل دولة على حدة، والبحث بعناية فى كل اتفاقية منهما. وذلك عندما يكون العقد عالميًا Global، ويقدم خدمات لأجزاء متعددة من المنظمة (بخاصة تلك التى تنتشر جغرافيًا Spread Geographically). وهذا أمر حتمى.
التأكد من وجود تواصل مناسب معمول به داخل المنظمة، حيث فى حالة الإسناد الخارجى يمكن أن يكون هناك تغير جوهرى بالإضافة إلى إثارة العديد من ردود الفعل، والذى يعزى بشكل أساسى إلى حالة عدم التأكد Uncertainty. ومن ثم فإن الاتصالات المتسقة، والحملات الترويجية، والمنتديات، والاحاطات الإعلامية، والنشرات الإخبارية يمكن أن تساعد فى الحد من القلق الذى يمكن أن يكون جزءًا من عملية الإسناد الخارجى، بالإضافة إلى إدارة الموارد البشرية بعناية وهى أساسية أثناء عملية الإسناد الخارجى، ليس فقط بالنسبة لفرق العمل التى يتم نقلها إلى المتعاقد الخارجى ولكن أيضًا لتلك التى تحتفظ بها المنظمة. وتعتبر الاتصالات الاستباقية Proactive Communication موضع تقدير، حيث يمكن التحكم بشكل أفضل فى ردود الفعل.
خطة شاملة للانتقال، وهو نقل الخدمة المقدمة للمورد. وهى خطة رسمية تتطلب ارتباط بالعقد والتوقيع النهائى من كلا الطرفين فى كل مرحلة.
خطة لتحويل إجراءات العمل، وأساليب التشغيل، وخلق وتسليم الخدمة والمنتج، وهذا جزء لا يتجزأ من إجمالى التفاوض على عقود الخدمة. كما يجب أن يوفر للخدمات إجراء مقارنة مرجعية Benchmarked، وقياس، وإدارة تكلفة المشروع.
خطة للمكاسب السريعة، ويمكن أن توفر هذه الخطة اثنين من المزايا بشكل موازى للأهداف الرئيسية للعقد:
الشهرة المستترة الناتجة من نشاط واضح.
آلية واضحة لبناء الثقة Confidence فى وقت مبكر بموافقة الطرفين.
التأكد من أن حوكمة العقد فى حالة مستقرة. ولا تزال العملية نشطة، بالإضافة إلى رصد الاستثناء. كما يجب توفير مقاييس مرجعية بشكل دورى (داخلية وخارجية). وهذا يضمن قيمة مضافة مستمرة عن طريق مورد الخدمة، وتشكل أساس لإعادة التقييم لدعم إعادة التفاوض فى العقد.
خطة إعادة التفاوض. هذه تكون لها محل اهتمام عادة فى نهاية مدة العقد، ولكن لا يمكن أن تتم قبل ذلك لعدة أسباب: إنهاء العقد لدواعى الملاءمة، انقطاع ف |
